Specjalista/-ka ds. administracyjnych

Międzynarodowy Instytut Biologii Molekularnej i Komórkowej w Warszawie poszukuje

Specjalisty/-ki ds. Administracyjnych

(zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na zastępstwo do 30 września 2027 r.)

Opis stanowiska pracy:

Kompleksowa obsługa recepcji, w tym:

• Profesjonalne przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych w języku polskim i angielskim;
• Zarządzanie korespondencją (tradycyjną, elektroniczną, kurierską);
• Obsługa gości Instytutu;
• Ewidencjonowanie i wydawanie kluczy oraz kart dostępu;
• Wsparcie organizacyjne spotkań i konferencji;
• Redagowanie i wysyłanie informacji w języku angielskim;
• Koordynacja sprawnego przepływu informacji w Instytucie.

Wsparcie administracyjne i biurowe, w tym:

• Obsługa kancelaryjna Instytutu w tym prowadzenie Dziennika Korespondencyjnego;
• Wprowadzanie faktur do systemu księgowego;
• Przygotowywanie zapytań ofertowych, zbieranie ofert i składanie zamówień poniżej progu przetargowego;
• Przeprowadzanie rozeznania rynku w celu wyboru najlepszych wykonawców;
• Przygotowywanie i dystrybucja wewnętrznych informacji administracyjnych;
• Współpraca z firmami kurierskimi, archiwizacja kart odbioru przesyłek;
• Kompletowanie i archiwizacja zamówień;
• Planowanie i realizacja zaopatrzenia artykułów administracyjno-biurowych;
• Dbanie o właściwy wizerunek firmy, estetykę i porządek oraz wygląd sekretariatu;
• Wsparcie przy organizacji ważnych wydarzeń instytutowych.
• Wsparcie przy wdrażaniu systemu do elektronicznego obiegu dokumentów

Wymagania:

• Co najmniej dwuletnie doświadczenie zawodowe w prowadzeniu recepcji/sekretariatu
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (w mowie i w piśmie)
• Dyspozycyjność od 9.00 do 17.00
• Umiejętność pracy w zespole;
• Bardzo dobra znajomość obsługi urządzeń biurowych;
• Bardzo dobra umiejętność posługiwania się pakietem MS Office;
• Doskonałe zdolności organizacyjne i interpersonalne;
• Wysoka kultura osobista i uczciwość;
• Skrupulatność, dokładność i terminowość w realizacji zadań;
• Komunikatywność i łatwość nawiązywania kontaktów;
• Umiejętność pracy pod presją czasu i w stres
• Doświadczenie w pracy w instytucji naukowej będzie dodatkowym atutem.

Oferujemy:

• Wynagrodzenie:  6500 brutto – 7500 brutto w zależności od posiadanego doświadczenia.
• Trzyskładnikowe wynagrodzenie: wynagrodzenie zasadnicze + dodatek motywacyjny + dodatek  stażowy (w zależności od posiadanego stażu pracy).
• Wymiar urlopu: 20/26 dni wynikające z Kodeksu pracy oraz dodatkowy urlop płatny począwszy od 2 roku zatrudnienia (5 dni po przepracowaniu 1 roku, 10 dni po przepracowaniu 2 lat)
• 13 pensję.
• Dofinansowanie do karty Multisport.
• Atrakcyjny pakiet socjalny.
• Współfinansowane prywatne ubezpieczenie medyczne.
• Pracę w przyjaznym środowisku w czołowej instytucji badawczej w Polsce.
• 
  Jak aplikować:
• Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie aplikacji klikając w link: erecruiter
• Aplikacja musi zawierać CV wraz z kontaktem telefonicznym do osoby mogącej udzielić referencji.
• Aplikacja musi zawierać następujące oświadczenie: “Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez Międzynarodowy Instytut Biologii Molekularnej i Komórkowej w Warszawie, ul. Księcia Trojdena 4, 02-109 Warszawa, w celu przeprowadzenia obecnego procesu rekrutacji.” Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego przez Międzynarodowy Instytut Biologii Molekularnej i Komórkowej w Warszawie. Pełna informacja dostępna jest pod linkiem: https://bit.ly/3ObTUdJ
• Procedura zgłaszania nieprawidłowości, podejmowania działań następczych i ochrony sygnalistów: https://shorturl.at/u2mww.

Zgłoszenia prosimy nadsyłać do 29 marca 2026 r.

Wybrane osoby zostaną zaproszone na rozmowę kwalifikacyjną.
 

Konkurs może zostać przedłużony do czasu znalezienia kandydatki lub kandydata, który spełni wszystkie wymagania konkursu.