Zasady finansowania projektów w 7.PR nie ulegają zasadniczym zmianom w porównaniu z 6.PR za wyjątkiem likwidacji modelu AC (Additional Costs), którym w poprzednich Programach Ramowych posługiwała się w Polsce duża liczba wyższych uczelni i instytutów naukowych. Oznacza to, że instytucje te w 7.PR będą się rozliczać na zasadach ogólnych i w ramach projektu będą mogli być finansowani przez Komisję Europejską (KE) stali pracownicy tych instytucji. Zmienia się również wysokości dofinansowania projektów ze strony KE oraz wysokość ryczałtu na koszty pośrednie, przy czym generalnie są to zmiany na korzyść uczestników (za wyjątkiem wysokości ryczałtu na koszty pośrednie w przypadku akcji koordynacyjnych i wspierających, który został zmniejszony do 7%). W sposób zasadniczy zmniejszy się też liczba świadectw audytora przedstawianych przez instytucje realizujące projekty.

W 7.PR wprowadzono pewne zmiany w nazewnictwie, które mogą być na początku mylące, więc warto być ich świadomym:

6.PR	7.PR
kontrakt (contract)	umowa o dotację (grant agreement)
wykonawca (contractor)	beneficjent (beneficiary)
instrumenty (instruments)	systemy finansowania (funding schemes)
certyfikat audytora (audit certificate)	świadectwo kontroli sprawozdań finansowych (certificate on the financial statements)

Poniżej znajdą Państwo omówienie podstawowych zasad związanych z finansowaniem projektów w 7.PR:

Wykazywanie kosztów projektu:
Budżet każdego projektu składa się z dwóch rodzajów kosztów:

• koszty bezpośrednie są to koszty poniesione bezpośrednio w związku z realizacją projektu, np. wynagrodzenia personelu zatrudnionego do wykonania poszczególnych zadań, koszty podróży, materiałów, zakupu sprzętu itp.
• koszty pośrednie są to koszty ogólne funkcjonowania jednostki związane z realizacją danego projektu, np. koszty administracji i zarządzania, wynajęcia lub amortyzacji budynków i aparatury, usług telekomunikacyjnych i pocztowych, wody, elektryczności, ogrzewania, ubezpieczenia, wyposażenia biurowego, zatrudnienia personelu administracyjnego itp.

W 7.PR nie występują modele rozliczania kosztów, jak to miało miejsce w poprzednich Programach Ramowych. Istnieją dwa sposoby sprawozdawania kosztów, które różnią się między sobą jedynie metodą kalkulacji kosztów pośrednich:

Sposób I – jednostka wylicza i sprawozdaje rzeczywistą wartość swoich kosztów pośrednich. Model ten mogą stosować instytucje posiadające system księgowy pozwalający na wyodrębnienie tego typu kosztów, często w rzeczywistości przewyższających ryczałt naliczany wg sposobu II.

Sposób II – koszty pośrednie są rozliczane jako ryczałt w/g stawki ustalonej przez KE, przy czym są one liczone jako procent od poniesionych kosztów bezpośrednich z wyłączeniem usług obcych (subcontractingu).

Instytucja zobowiązana jest stosować wybrany sposób rozliczania do wszystkich projektów realizowanych w 7.PR. Jeśli jednak koszty pośrednie poprzedniego projektu rozliczane były jako ryczałt, to istnieje możliwość sprawozdania ich w sposób rzeczywisty w następnym projekcie. W takim jednak przypadku wszystkie kolejne projekty muszą być konsekwentnie rozliczane wg nowo wybranego sposobu. Odwrotny kierunek zmian jest niemożliwy.

Zasadniczo wysokość ryczałtu na koszty pośrednie wynosi 20%, ale dla pewnych rodzajów podmiotów i typów projektów stawka ta została ustalona na innych poziomach:
- W przypadku organów publicznych o charakterze niezarobkowym, szkół średnich i wyższych uczelni, organizacji badawczych oraz MŚP, które nie są w stanie określić w sposób rzeczywisty swoich kosztów pośrednich przypadających na projekt, określone zostały preferencyjne zasady dot. wysokości ryczałtu na koszty pośrednie:

• 60% w przypadku dotacji przyznanych na podstawie zaproszeń do składania wniosków (konkursów) zamykających się przed 1 stycznia 2010r.
• nie mniej niż 40% dla dotacji przyznanych na podstawie konkursów zamykających się po 31 grudnia 2009r. 

Dotyczy to udziału tego typu instytucji w projektach obejmujących działania w zakresie badań i rozwoju technologicznego oraz działania demonstracyjne – wdrożeniowe.

- W projektach typu akcje koordynacyjne i wspierające – 7%;
- W badaniach pionierskich (program Pomysły) – 20%;
- W akcjach badawczo-szkoleniowych Marie Curie (program Ludzie) – 10%.Wysokość dofinansowania KE (liczona procentowo od całkowitych kosztów kwalifikowanych).

Wysokość dofinansowania KE jest zróżnicowana w zależności od rodzaju instytucji, typu projektu oraz rodzaju działania wykonywanego w projekcie:

• Działania badawczo-rozwojowe – do 50%; (ale w przypadku organów publicznych o charakterze niezarobkowym, szkół średnich i uczelni wyższych, organizacji badawczych oraz MŚP – do 75%);
• Działania demonstracyjne – do 50%;
• Projekty typu akcje koordynacyjne i wspierające – do 100%;
• Inne działania (m.in. w zakresie zarządzania, w tym uzyskiwania świadectw kontroli sprawozdań finansowych, działań szkoleniowych, koordynacji, sieci współpracy oraz rozpowszechniania) – do 100%;
• Badania pionierskie (program Pomysły) – do 100%;
• Akcje badawczo-szkoleniowe Marie Curie (program Ludzie) – do 100%.Dla poszczególnych akcji Marie Curie określone są różne maksymalne stawki na zarządzanie projektem. Różne typy kosztów (np. wynagrodzenia, koszty podróży, koszty badań) są finansowane na zasadzie tzw. fixed amount, czyli stawek o ustalonej przez KE wysokości.